سازمان های مختلف به داشتن ویژگی های مختلفی مشهور هستند. در این بین، سازمان هایی که ارائه کننده خدمات مالی هستند، اینطور معروف اند که رویه های سفت و سخت و سیستم کنترل شدیدی دارند. سازمان های دیگری که در طراحی تخصص دارند مانند عامل های آزاد عمل می کنند. شرکت های بزرگ برای آن که به هم افزایی دست پیدا کنند، سعی می کنند در هم ادغام شوند ولی بعضی اوقات نیز اگر این شرکت ها از یکدیگر تفکیک شوند، شرکت های چابک تری را ایجاد می کنند. حال در بین این همه تفاوت چه سازمانی مناسب سازمان شماست؟ برای دانستن جواب این سوال با ما همراه باشید.
دلیل تفاوت ساختار سازمان ها چیست؟
ساختار سازمان ها می تواند بسیار متفاوت با شیوه عملکرد آن ها باشد. به همین دلیل هر سازمان با دنبال کردن ساختار مخصوص به خود می تواند به موفقیت دست پیدا کند. برخی از سازمان ها حتما باید رویه های سفت و سخت را دنبال کنند تا به نتایج دلخواهشان برسند و اگر سازمان دیگری روش آن ها را تقلید نماید احتمال شکست آن ها وجود دارد. از همین رو شرکت های استارت آپی باید طی رشدی که انجام می دهند و با گذشت زمان و با متناسب با تغییرات استراتژی و محیط، ساختار خودشان را تغییر دهند.
سازمان های موفق سازمان هایی هستند که توانسته اند بفهمند بهترین راه برای یکپارچه سازی و هماهنگ سازی عوامل کلیدی درونی و بیرونی سازمانشان کدام راه است. آن ها یاد گرفته اند که بررسی هایشان را همواره ادامه دهند تا در صورت نیاز ساختار جدیدشان را طراحی نمایند.
چگونه می توان بهترین ساختار را برای سازمان تعیین کرد؟
عوامل و ملاک های متعددی وجود دارد که در انتخاب ساختار سازمان تأثیر گذار است. بر اساس نظر هنری مینتزبرگ، نظریه پرداز مشهور مدیریت، ساختار یک سازمان را می توان از درون فعل و انفعالاتی که بین استراتژی سازمان، نیروهای محیطی و ساختار سازمان وجود دارد، پیدا کرد.
در صورت سازگاری خوب این عوامل با یکدیگر، ترکیب آن ها حاصل می شود و در نتیجه آن ها، سازمانی با عملکرد خوب حاصل می شود. در غیر این صورت با هماهنگ نبودن این عوامل با یکدیگر، سازمان با مشکلات سختی مواجه می شود.
در واقع از ویژگی های مختلف سازمان ها و نیروهای شکل دهنده آن ها ساختارهای گوناگونی به دست می آید. (مینتزبرگ به مواردی که نام بردیم فشارهای پایه ای روی یک سازمان می گوید.)
در ادامه انواع سازمان های مینتزبرگ را نام برده و شما با دانستن ویژگی های هر کدام، پی می برید که آیا ساختار اکنون سازمانتان مناسب است یا خیر. در صورتی که جواب این سوال خیر است، کدام ساختار مناسب سازمان شما خواهد بود.
انواع سازمانی مینتزبرگ
موفق ترین ساختارهای سازمانی که مینتزبرگ نام برده است عبارتند از:
- سازمان کارآفرین
- سازمان ماشینی (بروکراسی)
- سازمان حرفه ای
- سازمان بخشی (متنوع)
- سازمان نوآور (ادهوکراسی)
در ادامه به بررسی هر کدام از این سازمان ها می پردازیم.
سازمان کارآفرین
سازمان کارآفرین یکی از انواع سازمان ها است که دارای ساختار ساده و مسطحی می باشد و واحدی بزرگ با یک یا چند مدیر ارشد را شامل می شود. سازمانی با این ویژگی ها معمولا به نسبت بقیه سازمان ها ساختاریافته و رسمی نیستند و به خاطر نداشتن سیستم های استاندارد شده، انعطاف پذیر اند.
یکی از رایج ترین مثال ها برای این نوع سازمان، شرکت جوانی است که توسط مالکش اداره می شود. البته رهبرانی که قدرت زیادی دارند ممکن است بتوانند در کنار رشدی که سازمان دارد، کارآفرینی آن را نیز حفظ نمایند. در زمان هایی که شرکت های بزرگ با شرایط سخت و دشواری مواجه می شوند، می توانند به این ساختار برگشته و کنترل را از بالا در دستشان بگیرند.
سازمان کارآفرین سریع، یعنی سازمانی که می تواند در شرایط جدید بماند، رشد کند و انعطاف پذیر باشد و برای خیلی از شرکت هایی که می خواهند مسیر آن ها را تکرار کنند، الگو به حساب می آید. اما زمانی که سازمان رشد کرده و بزرگ شده است دنبال کردن این ساختار می تواند برای سازمان مناسب نباشد؛ زیرا تعداد تصمیم گیرندگان خیلی زیاد می شود و امکان تصمیم گیری های غلط بیشتر می شود.
با قرار گرفتن در چنین شرایطی باید قدرت تقسیم شده و تصمیم گیری انجام شود. علاوه بر این، زمانی که موفقیت سازمان بسته به یک یا دو نفر از افراد است، در صورت جدا شدن این افراد از سازمان و یا فروش سهمشان و یا بازنشستگی آن ها، سازمان مورد نظر با خطر بزرگی مواجه خواهد شد.
سازمان ماشینی (بروکراسی)
یک سازمان ماشینی با استانداردسازی هایی که دارد، تعریف می شود. در این سازمان کارها خیلی رسمی انجام می شود، کارهای روزمره و رویه های زیادی وجود دارند، تصمیم گیری به صورت متمرکز انجام می شود و با استفاده از بخش های وظیفه ای مختلف، کارها به صورت گروهی صورت می گیرد و هر کدام از شغل ها و جایگاه ها به صورت شفاف و روشن، تعریف شده اند. برای افزایش کارایی رویه ها به صورت مستمر تجزیه و تحلیل می شوند و پروسه برنامه ریزی به صورت رسمی و با بودجه و حسابرسی انجام می شود.
سازمان ماشینی دارای ساختار عمودی و سفت و سختی است. خطوط وظیفه ای در آن حرکتی به سمت بالا دارند و این اجازه را به مدیران می دهد که کنترل را به صورت متمرکز در دست بگیرند. این سازمان ها می توانند به کارایی بالایی دست پیدا کنند و موفقیت آن ها شدیدا به این بستگی دارد که به مقیاس صرفه جویی کنند. اما رسمی کردن باعث تخصصی شدن می شود و در نتیجه این احتمال وجود دارد که اهداف بخش های وظیفه ای مختلف به زودی با یکدیگر در تعارض قرار بگیرند که این مسئله با اهداف کلی سازمان ناسازگار می باشد.
به طور معمول تولید کنندگان بزرگ، کارگزاران دولت و شرکت های خدماتی که ارائه دهنده کارهای روزمره هستند، دارای سازمان ماشینی هستند. در صورتی که پیروی از رویه ها و رعایت ویژگی های دقیق در شرایط شما بسیار ضروری می باشد، می توانید از این ساختار سازمان پیروی نمایید.
سازمان حرفه ای
مینتزبرگ معتقد است که سازمان های حرفه ای تا حد زیادی بروکراتیک هستند. این سازمان با سازمان ماشینی تفاوت دارد و آن تفاوت این است که در سازمان حرفه ای اتکا بر روی افراد بسیار حرفه ای و دوره دیده ای است که قصد دارند خودشان کنترل کاری که به آن ها مربوط است را در اختیار بگیرند. با توجه به میزان بالای تخصص گرایی در این سازمان، باید گفت که فرآیند تصمیم گیری تمرکز زدایی شده است. از این ساختار برای سازمان هایی استفاده می شود که تعداد زیادی از کارکنانش دانش بالایی داشته باشند به همین دلیل، در محیط هایی مانند مدرسه، دانشگاه، شرکت های حقوقی و حسابرسی از این ساختار استفاده می کنند.
سازمان حرفه ای دارای پیچیدگی ها، قوانین و رویه های مخصوص به خود می باشد. این کار به سازمان حرفه ای اجازه می دهد در کنار خروجی هایی که به کمک افراد تعلیم دیده و حرفه ای دارای قدرت و اختیار، تولید شده اند، از مزایای کارایی که یک ساختار ماشینی دارد نیز بهره مند شود.
در این سازمان ها حمایت از کارکنان، همانند ساختار ماشینی می باشد. یک مشکل واضحی که این ساختار دارد این است که مدیران ارشد نمی توانند به راحتی اعمال کنترل نمایند؛ زیرا قدرت و اختیار به صورت سلسله مراتبی، درون ساختار پخش شده است. به همین دلیل است که ایجاد تغییر در این نوع سازمان ها، سخت و دشوار می باشد.
سازمان بخشی (متنوع)
در یک سازمانی که دارای ساختار بخشی است شاهد خطوط محصول و واحد های مشاور کسب و کار متعددی هستیم. در این ساختار، یک مرکز فرماندهی حمایتگر تعداد زیادی از بخش های مستقل و خود مختار است که خودشان تصمیم گیری می کنند و دارای ساختار منحصر بفرد خودشان هستند. به طور معمول این نوع ساختار را در سازمان هایی که بزرگ و بالغ اند و برند های مختلفی دارند، تولید کننده محصولات متنوعی هستند یا فعالیت آن ها در مناطق جغرافیایی مختلف است، شاهد خواهیم بود. هر کدام از این مواردی که نام بردیم مبنایی برای یک بخش خود مختار می تواند باشد.
فایده ای که ساختار بخشی در مقایسه با ساختار ماشینی دارد این است که این اجازه را به مدیران خطوط وظیفه ای می دهد که کنترل و پاسخگویی بیشتری داشته باشند. همچنین از تصمیم گیری های روزانه این تمرکززدایی را انجام می دهد تا بدین وسیله تیم مرکزی بتواند بر روی تصویر بزرگ برنامه های استراتژیک تمرکز نماید. با این کار این اطمینان را به آن ها می دهد تا دسترسی خوبی به ساختار های حمایتی مورد نیاز برای موفقیت داشته باشند.
نقطه ضعف اصلی این ساختار نیز این است که ممکن است که منابع و فعالیت ها تکرار شوند. علاوه بر این ممکن است بخش ها با یکدیگر در تعارض باشند، زیرا هر بخش باید برای منابع محدودی رقابت کند که از طرف مرکز فرماندهی می رسد. از آن جایی که این ساختار می تواند انعطاف ناپذیر باشد، در صنایعی که پیچیدگی زیادی ندارند و پایدار می باشند، عملکرد بهتری دارد.
در صورتی که استراتژی شما شامل: تنوع محصولات و یا بازار ها می باشد، ساختار بخشی می تواند به خوبی جواب دهد. مخصوصا زمانی که سازمان برای تصمیم گیری متمرکز موثر، خیلی بزرگ باشد.
سازمان نوآور (ادهوکراسی)
برای سازمان های سنتی، ساختارهایی که تاکنون نام بردیم، بهترین نوع ساختار هستند. در صنعت های جدید شرکت ها برای آن که بتوانند حیات خود را ادامه دهند به نوآوری و عمل کردن به شکل موضعی نیاز دارند. در این گونه سازمان ها، بروکراسی، پیچیدگی و متمرکز سازی محدودیت های زیادی را ایجاد می کند.
صنایعی که پروژه محور هستند مانند: صنایع دارویی، فیلم سازی و مشاوره و … به طور معمول از این ساختار استفاده می کنند. معمولا در این نوع شرکت ها، متخصصان را از حوزه های مختلف دور هم جمع می کنند تا گروهی خلاق و چند وظیفه ای تشکیل بدهند. تصمیم گیری ها تمرکززدایی می شوند و قدرت را به هر کس که نیاز دارد، می دهند. به همین دلیل ممکن است کنترل چنین سازمانی، کار سختی باشد.
مزیت ساختار ادهوکراسی این است که تشکیل شده از مجموعه افراد با استعداد است که برای حل مسائل وکار کردن به شیوه ای منعطف می تواند از آن ها استفاده کند. بعد از اتمام هر پروژه و تعریف پروژه جدید، کارکنان از یک گروه به گروهی دیگر منتقل می شوند. به همین دلیل است که ادهوکراسی این توانایی را دارد با جمع آوری متخصصان ماهر و مواجهه با چالش های جدید، با سرعت زیادی به تغییرات پاسخ بدهند.
البته سازمان ها با این نوع ساختار با چالش هایی نیز مواجه می شوند. در صورتی که توزیع قدرت و اختیارات به شکلی مبهم اتفاق افتاده باشد، می تواند زمینه ساز تعارض های زیادی باشد. همچنین برخورد با تغییرات سریع می تواند کارکنان را دچار استرس کند و پیدا کردن استعداد ها و حفظ آن ها را با دشواری مواجه خواهد کرد. اما از آن جا که محیط های عملیاتی، پیچیدگی و پویایی بیشتری دارند، استفاده از این ساختار در آن ها رواج دارد و برای سازمان های جوان تر، این ساختار انعطاف پذیری مناسبی خواهد داشت.
سخن پایانی
شما می توانید با توجه به اطلاعاتی که در زمینه انواع سازمان ها و ساختارشان به دست آوردید، ساختار سازمانی که در آن فعالیت می کنید را پیدا کنید، نقاط ضعف و قوت آن را بیابید، روش هایی که باعث تقویت نقاط مثبت فعالیت شما می شود و نقاط ضعف را کم رنگ تر می کند را می توانید پیدا کنید.