فاجعهٔ یک ایمیل ساده!
تصور کنید امروز تصمیم به معرفی یک تغییر کلیدی در استراتژی یا خط مشی تیم خود گرفته‌اید. شاید فکر کنید که با ارسال یک ایمیل، برگزاری یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای یا حتی ارسال پیام در گروه واتساپ به راحتی پیام خود را به اعضای تیم رسانده‌اید. اما یک هفته بعد، مشاهده می‌کنید که ۷۰ درصد از اعضای تیم هنوز نمی‌دانند دقیقا چه باید بکنند و در چه مسیری باید پیش بروند! این اتفاق ممکن است به‌طور مرتب در سازمان‌ها پیش بیاید. چرا؟ آیا مشکل از پیام است یا از نحوه انتقال آن؟
در بسیاری از موارد، مشکل اصلی در شیوه‌ی انتقال پیام نهفته است. در حقیقت، اینکه پیام به درستی منتقل نشود و افراد نتوانند آن را به‌طور کامل درک کنند، از بزرگ‌ترین موانع برای تغییرات در سازمان‌هاست.
چرا انتقال پیام مهم‌تر از خود پیام است؟
تحقیقات مختلف، از جمله پژوهش‌های موسسه گالوپ، نشان داده است که۶۸ درصد از شکست پروژه‌ها در سازمان‌ها به سوءتفاهم در مورد اهداف و چگونگی پیاده‌سازی آن‌ها مربوط می‌شود. این آمار نشان می‌دهد که در بسیاریاز موارد، خود پیام و محتوا به‌خوبی طراحی شده‌اند، اما شیوه‌ی انتقال آن‌ها ناکافی بوده است.یک سؤال مهم این است که چرا این سوءتفاهم‌ها رخ می‌دهند؟ پاسخ در شناخت بهتر مغز انسان و نحوهٔ پردازش اطلاعات نهفته است. مغز برای درک و هم‌راستایی با تغییرات نیاز به تکرار دارد؛ پیام‌ها باید مکرراً و از زوایای مختلف منتقل شوند تا درک و پذیرش آن‌ها تسهیل گردد.
علم پشت ارتباطات مؤثر: چرا تکرار مهم است؟
یکی از اصول علمی مهمی که در مدیریت و رهبری باید به آن توجه کرد این است که مغز انسان برای پردازش و پذیرش تغییرات نیاز دارد حداقل ۷ بار پیام را بشنود . این مسئله به‌ویژه زمانی که بحث درک و همسو شدن با تغییرات در سازمان‌ها مطرح می‌شود، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. وقتی که یک پیام تنها یک‌بار و به روش یکسان منتقل شود، ذهن انسان ممکن است آن را فراموش کرده یا نادیده بگیرد.
تحقیقات نشان می‌دهند که وقتی پیام‌ها از کانال‌های مختلف و با تکرار هوشمندانه منتقل شوند، احتمال درک و پذیرش آن‌ها در میان کارکنان بیشتر خواهد شد. به عنوان مثال، شرکت آمازون از مدل ۷x Communication استفاده می‌کند. این مدل بر اساس تکرار پیام از ۷ کانال مختلف طراحی شده است:
• ایمیل‌ها
• جلسات تیمی
• ویدیوهای آموزشی
• پست‌های وبلاگ داخلی
• مسابقات و چالش‌های تیمی
• جلسات یک‌به‌یک
• پیام‌های انگیزشی در پلتفرم‌های مختلف
نتیجه استفاده از این مدل این است که ۹۰ درصد از کارکنان در ۳ ماه اول هم‌راستای اهداف تغییر می‌شوند. این تغییرات باعث می‌شود که کارکنان سریع‌تر به درک مشترک از اهداف برسند و آن‌ها را در فرآیندهای کاری خود پیاده‌سازی کنند.
نقش شما به‌عنوان رهبر چیست؟
اگر شما به‌عنوان یک رهبر در تلاش هستید که تغییرات مثبتی در سازمان خود ایجاد کنید،مسئولیت شما این است که پیام را از یک دستور ساده به یک نیاز حیاتی تبدیل کنید. به عبارت دیگر،
باید به گونه‌ای عمل کنید که کارکنان درک کنند این تغییرات برای پیشرفت تیم و سازمان ضروری هستند.اما تکرار این پیام‌ها نباید خشک و خسته‌کننده باشد. باید از شیوه‌های متنوع و خلاقانه‌ای استفاده کنید تا پیام‌ها به شکلی جذاب و قابل درک به گوش تیم برسد. رهبری که تکرارهای هوشمندانه انجام می‌دهد،می‌تواند تأثیرات عمیق‌تری بر ذهن کارکنان بگذارد و آن‌ها را به هم‌راستایی با اهداف سازمانی وادار کند.
چرا تکرار باید هوشمندانه باشد؟
تکرار پیام‌ها باید به شکلی هوشمندانه انجام شود تا تأثیر آن‌ها به حداکثر برسد. برخی از ویژگی‌های تکرار هوشمندانه عبارتند از:
۱. حفظ حس کنجکاوی:
وقتی پیام‌ها از زوایای مختلف و با استفاده از روش‌های متنوع (مثل ویدیو، پست، جلسه یا پیام شخصی) منتقل شوند، کارکنان بیشتر به آن‌ها توجه می‌کنند و تمایل دارند که درک خود را از تغییرات افزایش دهند.
۲. افزایش مشارکت تیم:
وقتی پیام‌ها به‌صورت مداوم و جذاب منتقل شوند، افراد تیم به جای اینکه فقط دستورات را دنبال کنند، انگیزه پیدا می‌کنند تا درک خود را از تغییرات به اشتراک بگذارند و در روند آن مشارکت کنند.
۳. جلوگیری از تبدیل پیام به نویز:
اگر پیام‌ها به شیوه‌های مختلف و با دقت انتقال یابند، احتمال اینکه تبدیل به نویز و اطلاعات اضافی شوند بسیار کاهش می‌یابد. در این صورت، پیام‌ها تبدیل به محتوای مفید و قابل فهم می‌شوند که تیم به آن اهمیت می‌دهد
چطور بفهمیم پیام ما در ذهن تیم جا افتاده است؟
برای سنجش موفقیت در انتقال پیام‌ها و هم‌راستایی با تغییرات، به نشانه‌های زیر توجه کنید:
۱. کارمندان پیام را به زبان خودشان بازگو می‌کنند:
این نشان‌دهنده این است که پیام به‌خوبی درک شده و در ذهن افراد باقی مانده است. وقتی کارکنان پیام را از زبان خودشان بیان می‌کنند، یعنی به‌طور عمیق‌تر با آن ارتباط برقرار کرده‌اند.
۲. پیشنهادهای جدیدی که ارائه می‌دهند همسو با خط‌مشی شماست:
زمانی که کارکنان درک صحیحی از اهداف دارند، خودشان هم می‌توانند پیشنهادات مرتبط با این اهداف ارائه دهند. این نشانه‌ای است از اینکه پیام به درستی در ذهنشان جای گرفته است.
۳. اجرای پیام به عادت تبدیل می‌شود:
اگر پیام‌ها به‌طور مداوم اجرا شوند و در رفتارهای روزمره کارکنان گنجانده شوند، یعنی تغییرات به‌طور واقعی در سازمان پیاده‌سازی شده‌اند
رهبری، هنر تبدیل حرف به حرکت است
رهبران بزرگ می‌دانند که تغییر واقعی زمانی رخ می‌دهد که پیام‌ها به‌طور مکرر و از زاویه‌های مختلف به تیم منتقل شوند. به جای فریاد زدن یک پیام، آن را هزاران بار با دقت و از زوایای مختلف زمزمه کنید تا در ذهن کارکنان ثبت شود و به عمل تبدیل گردد. در دنیای امروز که سازمان‌ها به سرعت در حال تغییر هستند، نقش رهبران در هم‌راستایی تیم‌ها با اهداف جدید از همیشه مهم‌تر است. استفاده از علم عصب‌شناسی در ارتباطات، نه تنها به بهبود کارایی تیم‌ها کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود که تغییرات به‌طور مؤثر و مداوم در سازمان جا بیفتند.
این فرآیند ارتباطی می‌تواند به‌عنوان یک موتور محرک برای رشد و تحول در هر سازمانی عمل کند، که به رهبری این فرصت را می‌دهد که نه تنها پیام‌های خود را منتقل کند، بلکه این پیام‌ها را به‌طور مؤثری در ذهن تیم و سازمان ریشه‌دار کند.
آیا آماده‌اید که کسب و کارتان را به سطحی بالاتر ببرید؟ مرکز مشاوره کسب و کار سعید مرادی اینجاست تا با استراتژی‌های نوین و راهکارهای هوشمندانه، شما را در مسیر رشد و موفقیت همراهی کند. همین امروز با ما تماس بگیرید و اولین قدم را برای ایجاد تغییرات مؤثر و پایدار در سازمانتان بردارید