مدیریت بحث های مختلفی دارد که یکی از بحث های مهم و اساسی آن، بحث اجرای سیستم های کنترل مدیریت است. برای مدیریت یک سازمان، روش های مختلفی وجود دارد که فردی به عنوان مدیر می تواند با توجه به شرایط موجود و صلاح دید خود یکی از این روش ها را پیش بگیرد. یکی از روش های متفاوت که یک مدیر می تواند برای سازمان خود به کار بگیرد، تفکر سیستمی است. تفکر سیستمی یک نوع مدیریت است که در زمینه های مختلفی از جمله مدیریت سازمان، زیست شناسی، سایبرنتیک و … کاربرد دارد. در این مقاله به معرفی آن ها خواهیم پرداخت.
مفهوم کنترل مدیریت چیست؟
در زبان فارسی کلمه کنترل کردن، بیشتر بار منفی دارد و به معنای محدود کردن و مهار کردن افراد و موارد دیگر است. در صورتی که در مباحث مدیریت، کلمه کنترل معنا و مفهوم منفی ندارد.
هِنری فایول یکی از بنیان گذاران مدیریت علمی، کنترل در مدیریت را این گونه تعریف می کند: داشتن نظارت دائمی بر یک فعالیت. نظارت دائمی را برای اطمینان از اجرا شدن همه چیز طبق برنامه ی از قبل تعیین شده، انجام می دهیم. در کنترل، بازنگری و اصلاح نیز اتفاق می افتد. در صورتی که خروجی با برنامه ها همخوانی نداشته باشد باید اقداماتی جهت اصلاح در فرایند و یا برنامه انجام داد.
آیا مفاهیم نظارت، پایش و کنترل به یک معنا هستند؟
شاید در عرف و مکالمات روزانه مردم این سه واژه را به یک معنا بدانند. البته در بحث کنترل مدیریت نیز شاید تفاوت زیادی بین این اصطلاحات نباشد، اما اگر با دقت بیشتری آن ها را بررسی کنیم با توجه به تعریف ارائه شده از کنترل در مدیریت، به این نتیجه می رسیم که نظارت و پایش دو مرحله از کنترل محسوب می شوند در واقع زیر مجموعه آن به حساب می آیند.
اهمیت یادگیری کنترل مدیریت برای چه افرادی است؟
افرادی که فعالیت های مدیریتی دارند باید حداقل مبانی کنترل را بدانند، زیرا کنترل یکی از اصول مدیریت می باشد. فرقی نمی کند که محیط فعالیت این افراد در چه حد است از یک صاحب سوپرمارکت گرفته تا مدیر یک سازمان یا شرکت چند هزار نفری همه باید با سیستم های کنترل مدیریتی آشنایی داشته باشند. حتی در مدیریت زندگی فردی نیز می توان از سیستم های کنترل مدیریتی بهره مند شد، زیرا در زندگی فردی خود نیز باید بدانیم از منابعی که در اختیار داریم مانند زمان، پول و … چگونه استفاده کنیم تا بهترین نتیجه را دریافت نماییم.
نکته
با استفاده از مفاهیم کنترل در تفکر سیستمی یاد می گیریم که وضعیت یک سیستم را باید با شاخص های مختلف مورد بررسی قرار دهیم و تنها به بررسی یک یا دو فاکتور مستقل در آن موضوع، بسنده نکنیم. در این صورت است که متوجه اثرات نامطلوب یک راه حل در بخشی از سیستم بر سایر بخش ها ، خواهیم شد.
مفهوم تفکر سیستمی چیست؟
با توجه به نکته ای که در بالا اشاره کردیم باید به مفهوم تفکر سیستمی بپردازیم. تفکر سیستمی یعنی به کار بردن روشی متفاوت و منحصربفرد به منظور نزدیک شدن به رفتار سیستمی. می توان گفت که تفکر سیستمی رویکردی متفاوت برای حل یک مسئله است که طبق آن به مسائلی مشخص به عنوان بخشی از سیستم های کلی توجه خواهد شد. طبق تفکر سیستمی با نگاهی متفاوت و جدید به رویداد ها و اتفاقات روزمره خود نگاه خواهیم کرد.
در یک محیط گروهی و در یک سازمان، تفکر سیستمی به این منظور به کار گرفته می شود تا افراد آن مجموعه در کنار یکدیگر بیاموزند و دانشی که در این جمع به دست می آید با دانشی که هر فرد خودش کسب می کند کاملا متفاوت خواهد بود. در فعالیت های گروهی راه حل های بهتری به دست می آید و افراد برای کسب نتیجه تلاش بیشتری خواهند کرد.
در تفکر سیستمی نتایجی که به دست می آید به نحوه ایجاد سیستم بستگی دارد چون تفکر سیستمی از روابطی که بین قسمت های مختلف سیستم وجود دارد، ایجاد می شود.
ویژگی های تفکر سیستمی
تفکر سیستمی چندین ویژگی دارد که در زیر به برخی از آن ها اشاره خواهیم کرد.
- کل نگری
- وابستگی متقابل بین اجزای سیستم
- تبدیل داده ها به ستاده ها
- جستجوی هدف
- آنتروپی منفی
- هم پایانی، چند پایانی و هم افزایی
- بازخورد
چه سازمان هایی به تفکر سیستمی نیاز دارند؟
با توجه به تحقیقاتی که انجام شده است نبود تفکر سیستمی یکی از کمبود های اصلی در عملکرد سازمان ها می باشد. با کمک تفکر سیستمی می توان روابط حاکم بر سازمان ها، اثرات محیط و تغییرات آن ها را با نگاهی جدید مورد بررسی قرار داد. تفکر سیستمی می تواند فرصت های پنهان و بی نظیر را به کمک ساختارهای جدید، ابتکاری و تخصص محور کشف کند و در ادامه، اداره سازمان را بر عهده بگیرد.
در واقع سازمان هایی که با تفکر سیستمی اداره می شوند هم به مشتریان توجه می کنند و هم به کارکنان خود. این گونه سازمان ها آمادگی لازم جهت رو به رو شدن با هر اتفاق پیش بینی نشده ای را دارند.
تفکر سیستمی در یک سازمان چه مزیت هایی دارد؟
- ایجاد هدف مشخص برای سازمان و ایجاد ارتباط سازنده بین بخش های مختلف سازمان
- مدیریت هدفمند و یکپارچه، رهبری مشخص و…
- تقسیم کار پیشرفته و تخصصی بین بخش های مختلف
- گذر از بحران های سازمان مانند بحران رهبری، بحران استقلال و …
- کمک به حفظ سازمان و جلوگیری از بی نظمی در آن
- رها شدن از تفکرات سنتی در سازمان
- کمک به رشد و پیشرفت سازمان و آماده کردن آن برای تقسیم
- ایجاد هم افزایی در سازمان با کمک ترکیب مضاعف مجموعه توانمندی های سازمان
- تفاوت رویکرد مدیر در نگاه به سازمان با سایر عامه مردم
تفکر سیستمی در یک سازمان چه معایبی دارد؟
در کنار مزیت های زیادی که تفکر سیستمی در یک سازمان دارد ممکن است چند عیب نیز داشته باشد که عبارتند از:
- در این نگاه ممکن است غرق در جزئیات شویم و همه چیز را با یکدیگر مرتبط بدانیم.
- تغییرات لحظه ای بیشتر مورد بررسی قرار می گیرد تا تغییرات تدریجی.
ارتباط تفکر سیستمی و کنترل مدیریت
با کمک تفکر سیستمی در کنترل مدیریت، می توانید تصمیمات شغلی خیلی خوبی بگیرید. در واقع شما در کنترل مدیریت به دنبال آن هستید تا همه بخش ها را به خوبی کنترل کرده و از اتلاف وقت، هرینه و انرژی جلوگیری نمایید به همین دلیل است که با کمک تفکر سیستمی می توانید راحت تر به مقصور خود برسید و با مرتبط کردن همه بخش ها با هم، در جهت یک هدف مشخص گام بردارید و به خوبی همه تغییرات و نتایج را مورد بررسی قرار دهید.